Dalam lingkungan bisnis, memahami dan merencanakan performance budgeting adalah kunci untuk mencapai kesuksesan organisasi.

Performance budgeting merujuk pada penganggaran berbasis kinerja yang berkaitan dengan visi, misi, dan rencana strategis perusahaan. Adanya performance budget dapat membantu mengidentifikasi dan mengevaluasi kinerja relatif berdasarkan pencapaian tujuan untuk hasil yang spesifik.

Anggaran kinerja bukan hanya sekedar alat anggaran tradisional, tetapi juga merupakan pendekatan strategis untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif dan efisien, serta mengukur pencapaian kinerja berdasarkan hasil yang diinginkan.

Pada artikel LinovHR ini akan membahas mengenai performance budgeting, mulai dari pengertian hingga cara mengaturnya.

Apa itu Performance Budget?

Performance budgeting, atau penganggaran berbasis kinerja, adalah metode penganggaran yang mengaitkan biaya dengan manfaat yang dihasilkan.

Sistem ini fokus pada output organisasi dan selaras dengan visi, misi, serta rencana strategis. Performance budgeting membantu meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan memberi penghargaan kepada individu atau kelompok yang melebihi ekspektasi.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memberikan bonus akhir tahun kepada setiap karyawan yang mendapatkan nilai kepuasan pelanggan di atas rata-rata.

Dalam performance budgeting, pengeluaran anggaran didasarkan pada hasil yang ingin dicapai. Umumnya melibatkan hubungan antara input dan output yang diharapkan, peran indikator efisiensi dalam penyusunan anggaran, serta penetapan target kinerja.

Mengapa Performance Budget Penting?

Performance budgeting memiliki dampak yang signifikan di berbagai lingkungan kerja, baik bagi organisasi maupun bagi seluruh anggota tim. Berikut ini mengapa anggaran kinerja penting:

1. Merupakan Faktor Motivasi

Mayoritas individu dan kelompok berhasrat mendapatkan pengakuan atas prestasi kerja yang luar biasa, dan keberadaan anggaran kinerja yang terlibat dapat menjadi dorongan untuk memotivasi mereka mencapai tujuan dan bekerja sama dengan rekan tim.

2.  Menetapkan Tujuan yang Jelas

Bagi karyawan dan tim, memiliki pemahaman yang tegas tentang apa yang perlu dicapai agar mendapatkan pengakuan dalam anggaran kinerja pada periode pelaporan selanjutnya sangat penting.

3. Mendorong Produktivitas

Saat seseorang memiliki arah yang jelas dan merasa termotivasi, produktivitas mereka akan meningkat. Ini berkontribusi pada peningkatan hasil kerja dan akhirnya kesuksesan keseluruhan perusahaan.

4. Menumbuhkan Tanggung Jawab Karyawan

Contoh kasusnya adalah dalam departemen pemasaran yang memperoleh alokasi anggaran lebih besar karena kontribusi direct sales mereka.

Setiap anggota dalam tim perlu merasakan tingkat akuntabilitas, menyadari bahwa kinerja mereka memiliki dampak langsung terhadap pencapaian kelompok.

Kolaborasi tim menjadi lebih kuat untuk mencapai target dan meraih manfaat bersama sebagai sebuah tim.

5. Membawa Keterbukaan ke Organisasi

Ketika pemilik bisnis dan para pemangku kepentingan lainnya merancang anggaran, mereka perlu menunjukkan transparansi dalam pengalokasian sumber daya mereka.

6. Meningkatkan Komunikasi

Sebuah tim perlu bekerja bersama untuk mencapai tujuan serta memastikan penggunaan anggaran secara efektif, yang pada gilirannya dapat secara konsisten meningkatkan komunikasi.

Dengan komunikasi yang efisien, tim mampu mencapai tujuan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

Cara Menyusun Performance Budgeting

Jika Anda ingin mengatur performance budgeting di organisasi Anda, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Merumuskan Tujuan Komprehensif

Langkah pertama dalam menetapkan anggaran kinerja adalah memperoleh pemahaman yang mendalam mengenai tujuan akhir organisasi Anda.

Dengan memahami apa yang ingin dicapai, Anda dapat merinci tujuan-tujuan yang lebih spesifik yang sejalan dengan tujuan besar tersebut.

Jika belum ada tujuan utama yang ditetapkan, mulailah mempertimbangkan faktor-faktor yang diperlukan agar perusahaan mencapai tingkat keberhasilan berikutnya.

2. Menetapkan Tujuan yang SMART

Apakah anggaran kinerja yang ditujukan untuk setiap karyawan atau bervariasi di antara departemen, tim manajemen perlu menetapkan tujuan yang jelas.

Ikuti kerangka kerja penetapan tujuan metode SMART untuk memastikan bahwa tujuan Anda specific, measurable, achievable, relevant and time-based.

Dengan memenuhi kriteria ini, tujuan tersebut juga lebih mudah dipahami, membantu para karyawan, dan dapat dilaporkan dengan efektif.

3. Melakukan Evaluasi

Langkah berikutnya dalam mengembangkan anggaran kinerja melibatkan melakukan evaluasi secara konsisten dan berulang terhadap kinerja individu atau tim.

Walaupun karyawan mungkin telah ditetapkan tujuan yang jelas untuk dicapai, dalam konteks lingkungan kerja yang sibuk, seringkali mudah untuk kehilangan arah atau fokus.

Oleh karena itu, langkah evaluasi ini sangat penting untuk memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman tentang kemajuan yang dicapai, apakah mereka berada di jalur yang benar menuju pencapaian tujuan, dan apakah ada area yang perlu ditingkatkan secara segera guna menjaga kinerja tetap stabil.

Dalam melakukan evaluasi, juga disarankan untuk meninjau kriteria yang digunakan dalam anggaran kinerja. Ada kemungkinan bahwa kriteria yang ditetapkan dalam anggaran kinerja terlalu ketat atau targetnya sulit untuk dicapai, sehingga perlu adanya peninjauan kembali.

4. Mengkomunikasikan Hasil

Tahap akhir dalam penyusunan anggaran kinerja adalah berbagi hasil evaluasi dan bagaimana anggaran kinerja telah memberikan kontribusi bagi individu dan keseluruhan bisnis untuk meraih kesuksesan.

5.  Membuat Rencana Peningkatan Kinerja

Apabila ada karyawan atau tim yang belum berhasil mencapai tujuan dan ekspektasi yang telah disepakati, disarankan untuk mengembangkan rencana perbaikan.

Langkah ini memungkinkan setiap individu untuk memahami tanggung jawab atas pekerjaannya dan mendorong mereka untuk terus berupaya mencapai tingkat kinerja yang lebih baik.