BERITA

Apa itu Quotation? Pengertian, Manfaat dan Contohnya

 21 Agustus 2024 | 19:01 WIB
Apa itu Quotation? Pengertian, Manfaat dan Contohnya - Atur Order

Di setiap perusahaan yang menjalankan bisnis pasti memiliki kegiatan pengadaan barang. Dalam kegiatan pengadaan barang, terdapat berbagai proses seperti permintaan, penawaran dan pembelian. Jika anda ingin melakukan kegiatan pengadaan barang, sebaiknya anda menggunakan pengadaan barang dengan quotation atau biasa disebut juga dengan Request For Quotation (RFQ) yang dapat membuat perusahaan memiliki anggaran dalam melakukan pengadaan barang.

Pengertian Quotation

Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan.

Fungsinya adalah sebagai penawaran tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan, Dokumen ini biasa digunakan untuk transaksi B2B.

Sementara Faktur penjualan merupakan sebuah dokumen yang ada karena aktivitas penjualan. Dokumen ini berisi mengenai harga barang, jenis barang, ppn, diskon dan sebagainya.

Faktur penjualan berfungsi sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan atas terjadinya transaksi penjualan di antara kedua belah pihak. 

Jenis-jenis Quotation

Di dunia bisnis, terdapat setidaknya tiga jenis quotation yang perlu Anda ketahui. Masing-masing memiliki karakteristik dan kegunaannya tersendiri sehingga Anda dapat sesuaikan dengan kebutuhan. Simak rangkumannya berikut: 

1. Estimate Quotation

Ini memuat perkiraan biaya sebagai informasi untuk calon klien, tanpa tambahan atau ketetapan apapun.

Dalam hal ini, penjual dan prospek dapat mengubah isinya sesuai dengan kesepakatan dan proyek yang dijalankan. 

2. Fixed Price Breakdown

Sebaliknya, harga yang tercantum dalam dokumen quotation ini bersifat tetap dan tak dapat diubah.

Dengan demikian, klien dapat melakukan pembayaran sesuai dengan harga yang tertera.

Anda dapat menggunakan jenis ini jika sudah memutuskan harganya dengan bulat dan tidak membuka negosiasi dengan calon klien. 

3. Request for Quotation

Permintaan penawaran, atau Request for Quotation (RFQ) adalah respons yang dibuat oleh penjual terhadap RFQ yang diajukan oleh calon pembeli.

Dalam hal ini, penjual akan membantu calon pembeli dalam menemukan penyedia yang dapat memberikan penawaran paling sesuai untuk mereka, dengan merujuk pada permintaan yang telah mereka buat pada tahap awal.

  

Manfaat Quotation

Menggunakan quotation dalam pengadaan barang tentunya dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Berikut ini manfaatnya:

 

1. Efektif dan Efisien

Seluruh harga dan jumlah yang diinginkan perusahaan tertulis jelas di selembar kertas sehingga perusahaan dan vendor dimudahkan ketika membutuhkan suatu barang atau jasa.

 

2. Meminimalisir Risiko yang Tidak Diharapkan

Meminimalisir resiko dari kejadian atau hal-hal yang tidak diinginkan misalnya pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya. Hal-hal tersebut jika terjadi maka dapat menghambat proses pengadaan barang. 

 

3. Mempermudah Proses Pengadaan

Tidak perlu khawatir untuk melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, produk atau jasa yang susah didapat, dan masalah dalam biaya kirim.

Penulisan yang jelas mengenai jumlah dan jenis barang membantu anda mencarikan produk atau jasa sesuai dengan keinginan vendor dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang diinginkan.

 

4. Menghemat Waktu

Langkah-langkah pengadaan barang yang biasanya memakan waktu adalah pemilihan produk, perbandingan vendor lokasi dan lain-lain. anda cukup menulis kebutuhan perusahaan yang akan diformulasikan, mencairkan dan memberikan berbagai pilihan vendor terbaik.

 

5. Mengatur Uang Keluar dan Masuk

Perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika jelas rincian barangnya, baik dari pihak penjual atau pembeli.

Hal ini akan membuat kondisi keuangan perusahaan tetap berada di dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya.   

 

Cara Membuat Quotation 

Sejatinya, membuat quotation sangatlah mudah. Surat penawaran biasanya terbagi menjadi beberapa bagian, yakni pembuka, isi, dan penutup. Untuk membuat quotation, Anda dapat mengikuti cara berikut ini.

 

1. Pahami Kebutuhan Klien

Dapatkan informasi yang komprehensif mengenai apa yang dibutuhkan oleh klien. Semakin detail akan semakin baik.

Anda dapat berkonsultasi dengan mereka, dan beritahu mereka apa yang dapat dan tidak dapat Anda lakukan.

Kemudian, susunlah solusi yang disesuaikan untuk memastikan semua kebutuhannya terpenuhi.

 

2. Cantumkan Semua Informasi Penting

Untuk membuat dokumen penawaran harga, Anda harus mencantumkan semua informasi penting, seperti harga, spesifikasi, serta syarat dan ketentuan pembayaran atas barang atau jasa yang dijual.

 

3. Menggunakan Software CRM

Agar lebih efisien, Anda dapat memanfaatkan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan ketika menghasilkan quotation.

Ini juga membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, karena dapat menghasilkan layanan yang lebih responsif dan cepat.

 

4. Kirimkan Quotation Sesegera Mungkin

Umumnya, pelanggan tidak hanya mengandalkan satu pemasok, tetapi juga menginginkan perbandingan tawaran dari pemasoklain.

Jika terlambat mengirimkan penawaran penjualan, Anda mungkin melewatkan kesempatan untuk menegosiasikan kesepakatan pembelian dengan calon pelanggan. 

 

Hambatan dalam Quotation

Telah anda ketahui bahwa pengadaan barang menggunakan quotation memiliki banyak manfaat. Meskipun begitu, dalam melaksanakannya terdapat beberapa hambatan yang dapat perusahaan alami.

Berikut ini merupakan hambatan-hambatan nya:

 

1. Komitmen perusahaan

Ketika suatu perusahaan sudah memutuskan untuk menggunakan metode tertentu dalam pengadaan barang maka perusahaan tersebut harus berkomitmen untuk menggunakan metode tersebut dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

Ada banyak metode pengadaan barang, jangan sampai perusahaan ketika belum lama menerapkan sebuah metode lalu pindah ke metode yang lainnya.

Misalnya ketika sebuah perusahaan menerapkan metode ini tiba-tiba perusahaan ingin mengganti menjadi invoice.

2. Melakukan Diskusi

Salah satu isi dari quotation adalah mengenai penawaran produk atau jasa. Harga yang diberikan pada penawaran tersebut bisanya lebih rendah daripada harga di pasaran.

Oleh sebab itu sebaiknya sebelum memberikan harga penawaran sebaiknya diskusikan harga penawaran tersebut karena tujuan dari dokumen ini adalah melindungi pelanggan dari kenaikan harga. 

Selain berdiskusi dengan orang-orang internal, anda juga bisa berdiskusi dengan calon customer anda mengenai berapa harga yang akan kalian sepakati. 

3. Data yang Dibutuhkan Banyak

Ada banyak data yang dimuat seperti deskripsi produk atau jasa, jumlah dan harga satuan, kode produk atau jasa, jumlah produk atau jasa, diskon, data perusahaan dan penanggung jawab perusahaan. Oleh sebab itu sebelum membuat quotation harus dipersiapkan kelengkapannya.

 

Kesimpulan

Quotation atau surat penawaran adalah alat penting dalam menjalankan bisnis yang sukses. 

Dengan menggunakan AturOrder.com, Anda dapat membuat dan mengelola penawaran dengan efisien, yang dapat membantu meningkatkan penjualan dan mengembangkan bisnis.

   

Berita Terkait

Penting! 5 Tips Cekatan dalam Bekerja - Atur Order
Penting! 5 Tips Cekatan dalam Bekerja
Cekatan dalam bekerja merujuk pada kemampuan untuk menyelesaikan tugas dengan cepat dan efisien tanpa mengorbankan kualitas. Ini melibatkan pengelo...
 28 Agustus 2024 | 10:26 WIB
Problem Solving: Skill Penting Agar Karir Meningkat - Atur Order
Problem Solving: Skill Penting Agar Karir Meningkat
Problem solving adalah skill yang wajib dipunya bagi karyawan maupun calon karyawan sebagai bekal bekerja di dalam perusahaan. Dalam bekerja p...
 04 Desember 2024 | 09:07 WIB
7 Cara Menghadapi Tenaga Kerja Tidak Terlatih - Atur Order
7 Cara Menghadapi Tenaga Kerja Tidak Terlatih
Mengelola tenaga kerja yang tidak terlatih dapat menjadi tantangan yang dihadapi oleh perusahaan, terutama di industri yang memerlukan keterampilan te...
 25 September 2024 | 13:09 WIB
Whatsapp - Atur Order